无忧精英网的会员Tom上周promotion考核没有过，反复打听了一圈，领导给到的原因居然是，Tom来公司一年多了，连邮件都不会发！Email规则都不懂，怎么混职场！

的确，聪明的职场人，往往从一封Email中，就能看出发件人的一些为人处事的态度。会忘记附上附件的发件人，往往做事马虎；邮件冗长，赘述过多的人，往往抓不住重点；发邮件不带称谓的发件人，往往不懂尊敬…….邮件并不像微信那么随意，当你见证过各部门主管根据邮件内容在公司例会上拍桌子，互推责任后，你就会发现，哦，邮件还可以当呈堂证供。无忧精英网，今天就跟大家一起讨论讨论，到底，邮件应该怎么发？

1. 主题与收件

曾几何时，精英君也是一个发邮件总是忘记写标题的发件人。每次发出之后看到Outlook用“…”才能显示完自动生成的标题时，精英君就会倒吸一口凉气。其实，邮件标题才是接收者了解邮件的第一信息。提纲挈领的标题，可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。当遇到特别紧急或者重要的事情时，可适当使用大写字母或特殊字符(如“！”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度。另外，一封邮件尽可能地只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，可以便于日后的邮件整理，回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要转发了十几层“RERERERERE”一大串。

编辑正文之前，请先在脑海里过滤好这封邮件的接收人，发送（To）、抄送（cc）和密送（bcc）是不一样的！To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，并对邮件予以回复响应的；cc的人只需要知道这件事，没有义务对邮件予以响应；密送一般不被使用，但老司机有时会把这个功能当作抄送给自己的机会，用来备份。

2. 称呼与签名

邮件的开头，要称呼收件人，如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“赵经理、王总、李总等”；如果不清楚职务，则应按通常的“赵先生”、“周小姐”等称呼。不熟悉的人不要直呼其名，更不要滥用“亲爱的”。在多个收件人的情况下可以称呼大家。使用英文时，开头写上Dear XX，记得带上title，例如Dear Dr. Ouyang，如果不清楚title及性别，可以直接用Dear Sir or Madam；在多个收件人的情况下可以用Dear all。

邮件的开头结尾要有问候语。开头写个“你好”，结尾写个“祝好”之类的就可以了。使用英文时，开头不需要写Hi/Hello，但在最后需要写上Best regards。最后的最后，千万别忘记署名了！电子邮件消息末尾加上签名档是必要的，尤其是对外邮件。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，信息不宜行数过多，一般不超过4行。但是，在使用对内邮件时，过于正式的签名档反而会显得疏远，简单附上姓名等基本信息即可。

这里精英君建议大家在outlook中多设置几个签名档，灵活调用。

3. 正文与附件

邮件的正文要简明扼要，建议用1234罗列几个段落，进行分类说明，清晰明确，也便于回复。正文中应该具备3W要素：What：这是一件什么事情，作为收件人，对方需要做什么；When and why：计划在什么时间做，deadline是哪天，以及事情的原因及重要性。可以适当地用颜色、加粗等手段提示重要信息，但注意是合理提示，过多的提示反而会让人抓不住重点，影响浏览速度。

如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件，注意附件的命名，一般附件的标准命名格式是日期+主题+姓名，如20180310工作总结（张三）。如果附件的数量较多，请打包在一个文件夹内并压缩。附件最好是普遍使用的格式，如doc、pdf、jpg等。

这里，精英君用血泪的教训提醒大家，千万别在正文里提示了附件，最后却忘记附上附件了！一模一样的内容重新发一封，然后告诉对方刚刚忘记附上附件的事情，实在是太尴尬了。

曾经的管理大师说：“企业中90%的工作都是在沟通，而且有90%的同事误解、工作误会都是由于沟通造成的。”那么混好职场，从发邮件开始。